Comment j’organise ma vie pro : structure de ma semaine, optimisation de mon temps + mes outils de prédilection

Hello tout le monde ! Je suis ravie de vous retrouver pour un nouvel article de blog – ça faisait un moment (du coup cet article est long haha)

Je sais que la productivité, l’organisation et l’équilibre sont des sujets qui vous intéressent aussi et j’avais donc envie de partager avec vous les différentes habitudes, outils et ressources qui m’accompagnent au quotidien dans la sphère professionnelle.

Je suis entrepreneure depuis plus de 10 ans (!) et s’il y a bien quelque chose que j’ai appris en plus d’une décennie à travailler à mon compte c’est que l’organisation joue un rôle clé dans mon équilibre. Aujourd’hui mes activités sont principalement divisées entre la création de contenus sur les réseaux sociaux, mon blog et via ma newsletter, le coaching individuel, les ateliers en groupe et mon podcast Art de Vivre.

Après plusieurs années à tester et à expérimenter, j’ai trouvé une organisation qui me permet à la fois d’être efficace et productive, mais aussi de me dégager du temps libre, ce qui a apporté beaucoup de sérénité et de calme dans mon quotidien. Même si rien n’est jamais parfait (certaines de mes semaines sont cahotiques aussi rassurez-vous ;)), cette organisation est celle à laquelle je reviens toujours pour structurer ma vie pro !

Le time blocking : planifier ma semaine en amont

C’est un outil dont je vous ai déjà parlé plusieurs fois, mais qui a vraiment révolutionné ma manière de m’organiser. Chaque dimanche soir (ou lundi matin), je prends 30 minutes pour organiser ma semaine à venir. Je fais d’abord une to-do list avec toutes les tâches que je veux accomplir (si j’ai une semaine particulièrement chargée, je hiérarchise mes tâches en fonction de leur importance et de leur urgence afin de pouvoir faire des choix si nécessaire) puis je les intègre à mon agenda en leur allouant un bloc de temps défini (je fonctionne personnellement par bloc de 30 minutes). Je planifie aussi mon temps libre et de loisirs, au même titre que les autres tâches. Une fois les tâches placées dans mon calendrier, je me débarrasse de ma to-do list : je n’en ai plus besoin puisque toutes les tâches à accomplir sont placées dans mon calendrier ! C’est tellement libérateur chiffoner sa to-do list haha ! À la fin de ces 30 minutes de planification, j’ai une vision claire de ma semaine, ce qui réduit instantanément mon anxiété et booste ma motivation !

Cette session de time blocking hebdomadaire est devenu un essentiel pour définir mes priorités, répartir mes tâches, et organiser mon temps. À première vue, ça peut paraître rigide et militaire, mais ça m’apporte au contraire beaucoup de liberté et surtout ça me permet de me dégager plus de temps libre. Si vous voulez une explication plus détaillée de mon utilisation du time blocking (avec un exemple d’une journée type), vous pouvez lire mon article dédié à cette méthode d’organisation.

Une nouvelle approche d’organisation basée sur mon énergie et mon cycle

Depuis que je suis accompagnée par ma coach Cristina Pop, notamment via son programme de coaching et mentoring Thrive destiné aux entrepreneures, j’ai revu ma façon de m’organiser et de travailler.

Cristina enseigne le fait qu’au lieu de forcer à tout prix un rythme de travail linéaire et constant, on peut apprendre à écouter notre corps, notre énergie et nos besoins.

Qu’est-ce que cela signifie concrètement dans mon quotidien?

J’ai appris à planifier mes tâches en fonction de mes pics d’énergie tout au long de la journée / de la semaine mais aussi en fonction de mon cycle féminin. C’est fou mais c’était quelque chose qui ne m’avait pas vraiment traversé l’esprit avant de travailler avec Cristina et je cherchais au contraire à faire en sorte que mon énergie soit constante et j’étais plutôt dure avec moi-même quand je constatais que mon énergie et/ou ma concentration étaient moins “bonnes” que d’habitude. Je le voyais comme un problème et une source de culpabilité.

Via mon travail en coaching avec Cristina, j’ai appris à déconstruire ces pensées et a géré mon business avec mon énergie féminine et pas uniquement masculine. Une révélation ! On tous et toutes un rythme qui nous est propre : par exemple, on parle souvent d’être plutôt du matin ou plutôt du soir mais ça peut aussi être plus subtil et c’est intéressant d’observer à quels moments de notre journée, de notre semaine ou de notre cycle menstruel si on en a un, on se sent le plus alerte, le plus efficace, le plus créatif.ve, les moments où c’est plus facile pour nous de nous concentrer, d’être dans le flow etc.

Ma première étape a été de prendre conscience de ces fluctuations naturelles d’energie et d’être à l’écoute de mon propre corps pour les percevoir. Je savais par exemple déjà que j’étais du matin mais j’ai aussi découvert que j’avais souvent un autre pic d’énergie en milieu/fin d’après-midi, vers 16h30. Je me suis donc créée des sessions de « deep work » tôt le matin mais aussi en milieu/fin d’après-midi parce que je sais maintenant que ces moments là sont les meilleurs pour mobiliser mon attention. Les autres moments de la journée sont réservées à des tâches qui me demandent un peu moins de “capacité cérébrale” mais qui ont tout de même à être accomplies dans le cadre de mon business.

Bien sûr, on doit aussi souvent avancer sur des projets à des moments qui ne sont peut être pas les plus propices pour nous mais si on peut au maximum synchroniser son énergie et ses objectifs, pourquoi s’en priver ? 😉

Définir une vision claire pour mon business

Définir ma vision est quelque chose que j’ai toujours fait très naturellement pour ma vie au global (vous savez que je suis une grande adepte des vision boards!) mais que je n’avais jamais fait de manière aussi approfondie et détaillée pour mon business avant 2022. Honnêtement, je ne sais pas trop pourquoi ! Encore un autre point clé sur lequel j’ai beaucoup travaillé en coaching avec Cristina : elle m’a accompagné pour définir une vision et des objectifs quantifiables, dont des objectifs financiers (quelque chose que je n’avais jamais vraiment fait et qui me faisait presque  “peur”, une pensée limitante que j’ai aussi identifié et dépassé grâce au coaching) et ça a été un vrai changement pour mon business !

J’ai pu prendre de meilleures décisions, plus alignées avec mes objectifs, mes envies, ma vision ces 3 dernières années. Je me suis rendue compte que j’avais envie de changement et que je continuais à faire certaines choses par habitude et/ou par peur de l’inconfort du changement. Cristina m’a vraiment encouragé à suivre mon intuition et mes envies et à créer une nouvelle version de mon business avec laquelle je me sens plus alignée aujourd’hui et elle m’a notamment accompagnée dans certains de mes projets clés des dernières années : le lancement de mon podcast, ma certification de coaching en 2023 ou encore le lancement de mes premiers ateliers en visio en septembre 2024. Autant de projets que j’avais en tête, qui étaient importants pour moi mais que je ne priorisais pas nécessairement dans mon quotidien avant de définir ma vision et de me fixer des objectifs précis, quantifiables et mesurables.

Je suis vraiment fière d’avoir matérialisé tout ça et ça me donne aussi beaucoup de confiance en moi pour concrétiser mes prochains projets.

Moins de distractions, plus de concentration pour une productivité maximisée

Ces dernières années, j’ai été très inspirée par le travail de Cal Newport sur la productivité, tout particulièrement par son livre Deep work: Retrouver la concentration dans un monde de distractions qui a eu un très fort impact sur moi et qui est venu solidifier pas mal d’habitudes et de pratiques que j’avais commencé à mettre en place.

Trois choses que je fais systématiquement pour rester productive et garder une concentration optimale :

• Je ne fais qu’une seule tâche à la fois, sans dispersion. Pendant longtemps on a pensé que faire plusieurs choses en même temps était une compétence précieuse à avoir ou à développer mais, de plus en plus on s’apercoit en fait que le multi-tâches avait plutot tendance à nuire à notre efficacité / productivité que le contraire. Quand on essaie de jongler entre différentes tâches, notre concentration se divise, ce qui d’une part augmente les chances de faire des erreurs et d’autre part, nous demande un effort mental supplémentaire à chaque fois qu’on passe d’une tâche à une autre, qu’on appelle le « coût de transition”
• Je me suis créé un mode personnalisé “deep work” sur mon téléphone et mon ordinateur que j’ai personnalisé pour enlever toutes les notifications. Si vous trouvez ça stressant vous pouvez mettre en place des exceptions, pour recevoir les appels ou sms de certaines personnes par exemple. Encore mieux pour le téléphone : j’essaie carrément de ne plus l’avoir visible lorsque je travaille en mode « deep work ». Le simple fait de retourner l’écran de mon téléphone ne suffisait pas toujours à réduire les tentations et j’ai remarqué que le laisser dans mon sac ou dans le tiroir de mon bureau était plus efficace. Pour m’aider à réduire les distractions liées à mon téléphone, j’utilise depuis plus d’un an l’application One Sec qui a été révolutionnaire pour moi (et que je vous recommande chaudement) : en quelques semaines j’ai réussi à me défaire de l’habitude compulsive de saisir mon téléphone d’aller sur les réseaux sociaux dès que j’ai un moment de creux ou d’ennui. L’essayer c’est l’adopter, vous verrez, même si au début c’est dur et très inconfortable en revanche ! C’est notamment grâce à ça que je lis beaucoup plus !

• Je ne regarde pas mes mails toute la journée mais au contraire seulement 1 à 2 fois par jour.

C’est un sujet que j’ai abordé en profondeur dans un épisode de podcast intitulé “Reprendre le contrôle de son attention dans un monde de distractions : 10 conseils pour être présent.e, efficace et avoir plus de temps libre.” C’est un des épisodes les plus écoutés de mon podcast et j’espère qu’il pourra vous aider, vous inspirer et vous inviter à tester de nouvelles choses pour booster votre concentration si besoin, moi ça a transformé ma vie !

Si le sujet de la concentration vous intéresse, vous apprécierez certainement (re)lire mon article sur pourquoi j’ai pourquoi j’ai banni le téléphone de ma chambre depuis 2018 !

J’ai fait évoluer mes horaires de travail

Depuis que j’ai repensé mon organisation, défini des objectifs clairs, boosté ma concentration, j’ai pu optimiser mon temps de travail et, en contrepartie, récupéré du temps libre. Depuis près d’un an maintenant, j’ai décidé de prendre mes vendredis après-midi off, la plupart des semaines. C’était une de mes volontés depuis trèèèès longtemps : avoir une demi-journée chaque semaine pour du temps libre, pour m’inspirer, pour développer d’autres projets créatifs etc.

J’ai réussi à concrétiser cette volonté en 2023 et c’est un vrai accomplissement pour moi en termes de mindset de m’autoriser à travailler 4 jours 1/2. C’est quelque chose que je n’aurais jamais pensé pouvoir m’offrir et la simple idée de le faire me générer tellement de culpabilité auparavant ! Je me souviens d’ailleurs d’une session de coaching avec Cristina où elle m’avait confié qu’elle prenait ses vendredis après-midi off. Ça a été un vrai déclic pour moi ! Le fait d’entendre que c’était possible pour elle m’avait permis de réaliser que cela pouvait être possible pour moi si je le décidais. J’ai commencé par prendre un vendredi après-midi par trimestre puis par mois et j’ai augmenté la fréquence progressivement.

J’avais aussi la croyance limitante que si je travaillais 4 jours 1/2 au lieu de 5, j’allais forcément réduire mon chiffre d’affaires. J’ai vraiment questionné cette pensée en coaching avec Cristina et, au final, réorganiser mon temps de travail n’a pas impacté négativement mon chiffre d’affaires, au contraire. Je suis plus efficace, plus concentrée, mieux organisée et moins perfectionniste (vous connaissez mon mantra « mieux vaut fait que parfait » emprunté à Sheryl Sandberg) et j’ai aussi éradiqué la pensée que le temps passé à travailler était le seul indicateur impactant mon chiffre d’affaires. Aujourd’hui, j’ai appris à réfléchir aussi en termes de valeur créée et pas uniquement en nombre d’heures passées à travailler.

Tout le travail que j’ai fait sur moi-même, en coaching et en solo ces dernières années m’a aussi permis d’éliminer la pensée limitante que travailler/faire toujours plus était forcément mieux. Cette pensée, associée à la peur de ne jamais faire assez, m’avait clairement mené au burn-out en 2019. Aujourd’hui, je ne ressens plus le besoin de travailler X heures par jour pour me sentir « assez » (ou en tout cas TELLEMENT plus rarement) et je me sens donc bien moins stressée et submergée dans mon quotidien. Je suis fière d’avoir réussi à créer des espaces de temps libre sans culpabilité dans ma vie, car je reviens de loin sur ce point et j’espère que partager mon expérience pourra vous inspirer à faire de même aussi !

Faire des points trimestriels

Depuis plusieurs années, je me bloque une demi-journée chaque fin de trimestre pour faire le point sur mes priorités et sur ma vision définies en début d’année, afin de regarder où j’en suis de mes objectifs business et m’assurer que je suis toujours alignée avec ma vision.

Vous le savez, j’aime beaucoup faire des bilans de fin d’année (c’est un outil qui m’aide vraiment à créer la vie que j’ai envie de vivre année après année) mais en faire de manière trimestrielle me permet de réorienter en cours d’année si j’en ai envie/besoin, ce que je trouve encourageant et empowering. J’adore ces moments de points trimestriels et je prends toujours le soin d’en faire des moments cosy et cocooning aussi ! Ces points me permettent de mesurer le chemin parcouru (et d’en être fière et reconnaissante) tout en évaluant précisément le chemin qu’il reste à parcourir et quelles actions je veux mettre en place. J’ai aussi pris l’habitude faire des visions boards pour chaque trimestre (en ce moment j’en fais même chaque mois!) et ça m’aide énormément à définir ma vision de manière tangible, ce qui maximise mes chances de la concrétiser. C’est vraiment mon petit plaisir de faire mes visions boards et buckets lists, ce sont des moments créatifs que j’adore et qui m’inspirent !

Depuis fin 20024, j’ai aussi demandé à ma coach Cristina de m’accompagner en complément de ces points trimestriels que je fais en solo et j’ai une longue séance de coaching chaque fin de trimestre, qui m’aide à aller encore plus loin, à voir certaines choses que je n’aurais pas forcément vu toute seule ou à regarder certaines situations différemement, via un autre angle, ce qui est toujours précieux ! Ca me rebooste incroyablement chaque fin de trimestre et me permet de rester connectée à ma vision !

Notion : mon outil central d’organisation

Depuis plus d’un an, j’ai découvert Notion, et ça a été une autre révolution pour moi ! Cet outil me permet d’organiser absolument tout dans ma vie : mon business, mes listes de tâches, mes projets personnels, mes idées etc. Vraiment, je pourrais écrire une lettre d’amour à Notion haha !

C’est dans mon espace Notion que je rédige mes brouillons d’articles, mes scripts de podcast, que je fais mon time-blocking, mes buckets lists par saison … J’y centralise toutes les informations importantes de ma vie pour ne plus les perdre, et je peux les structurer en fonction de mes besoins.

L’un des grands avantages de Notion c’est sa flexibilité ! Que ce soit pour planifier ma semaine, suivre mes objectifs, ou organiser mes documents, je peux tout adapter selon mes propres besoins. Notion est vraiment devenu un outil indispensable dans mon quotidien, qui me permet de garder un œil sur toutes les dimensions de ma vie, professionnelle comme personnelle, le tout dans un seul et même endroit, ce qui est tellement pratique ! L’outil est gratuit si vous l’utilisez en solo (et non partage avec une équipe, dans le cadre pro par exemple).

J’ai regardé pas mal de vidéos tutos sur Youtube pour m’aider à mieux apprivoiser l’outil, mais j’aimerais bien m’offrir une formation l’année prochaine, pour apprendre à l’utiliser encore mieux car je suis certaine que mon utilisation de l’outil reste très basique (même si c’est déjà un game-changer pour moi) et que je pourrais encore l’optimiser et découvrir de nouvelles fonctionnalités. D’ailleurs, si vous avez des formations en tête ou des ressources à me recommander, faites-moi signe je suis preneuse ! Ou si vous êtes un expert.e de Notion et que vous seriez prêt.e à me faire une mini formation personnalisée !

Et vous ?

J’espère que cet article aura pu répondre aux questions que vous me posez souvent et vous aurez donné des pistes si vous avez envie d’amener de la structure à vos semaines et vos priorités. Bien sûr, tout le monde est différent et tous ces outils ou habitudes ne fonctionneront pas pour tous et toutes et c’est OK ! J’espère tout de même vous avoir donner envie d’expérimenter certaines méthodes ou outils en les adaptant à votre rythme et votre propre vie.

Je le repète : c’est OK que notre vie ne soit pas parfaitement organisée et optimisée en permanence. Comme je le disais plus haut, certaines de mes journées et semaines sont cahotiques aussi, mais j’aime avoir cette organisation, ces habitudes et ces outils précieux dans « ma boîte à outils », pour m’apporter de la structure et améliorer mon bien-être professionnel et personnel, la plupart des jours 😉

Et vous, quels sont vos méthodes et vos outils d’organisation de prédilection ? Vous avez des recommandations, des conseils, des outils à partager avec moi ! Dites-moi tout en commentaire !